À la constitution de l'entreprise, les renseignements à fournir sont divers, mais seront centralisés lors de la rédaction des statuts. Il faut également se préparer pour les formalités à accomplir qui permettront de formaliser l'existence de la société et la publication des informations juridiques sur elle.
La formalisation de la société
Le premier volet intéresse les statuts et le deuxième, les formalités obligatoires :
Les statuts
Ils sont constitués à la création de l'entreprise. Les statuts définitifs qui renferment les renseignements généraux :
- La dénomination sociale ou le sigle,
- La forme juridique (ex : SA ou SARL),
- Le montant du capital (précisé s'il est fixe ou variable),
- L'adresse du Siège social, l'objet social (type d'activité ou programme),
- La durée de la société qui ne doit pas excéder 99 ans,
- Les noms prénoms et adresse du gérant ou président,
- Les coordonnées du RCS de la société immatriculée.
Faire vérifier les statuts par un tiers est conseillé pour prévenir toute omission qui risque d'entacher leur validité sur le droit commercial.
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Les démarches fondamentales
Elles sont au nombre de deux :
- L'immatriculation au Registre du Commerce : enregistrement qui prélude à l'effectivité de l'existence de l'entreprise. Son obtention servira pour la suite des formalités.
- La publication dans les annonces légales.
C'est un outil de publicité légale qui rend publiques des informations que tous ont le droit de savoir. Son omission lors de la création entraîne la nullité de l'opération. Mais elle est également considérée comme illicite, car en infraction vis-à-vis des règles de droit et passible de poursuites judiciaires. En cas d'omission de mention obligatoire dans une annonce légale, la publication peut être refusée. Si l'annonce est publiée, la société est née et ses premières informations juridiques, les plus importantes sont disponibles.
Mais la loi prévoit la production d'autres informations obligatoires pendant la vie sociétale.
Les comptes annuels
Il n'y a pas de confidentialité pour les documents comptables :
- Les comptes annuels
Les sociétés soumises au réel à l'impôt sur le revenu ou au réel sur l'impôt sur les bénéfices sont tenues de déposer au greffe du tribunal de commerce dont elles relèvent leur bilan et ses annexes ou comptes sociaux. Y seront joints les différents rapports.
- Les documents accompagnant le bilan
Une Assemblée Générale ordinaire est prévue pour approuver les comptes ce qui signifie accord sur l'ensemble de la gestion, affecter les résultats. Trois cas peuvent se présenter : affectation intégrale du bénéfice aux comptes de réserve, distribution de la totalité des profits ou partage entre les deux selon un pourcentage que les associés décideront.
Recevoir le rapport du commissaire au compte sur la situation financière, présenter le rapport de gestion et toute autre décision de gestion ou règlement interne de l'entreprise incombe au responsable de l’Assemblée Générale ordinaire.
Ces événements feront l'objet de procès-verbaux qui seront déposés au greffe du tribunal de commerce avec le bilan et ses annexes. Le dépôt des documents est assorti de délais sur lesquels l'administration est stricte et tout retard conséquent ou tout oubli peut être sanctionné.
Les autres informations obligatoires
Durant la vie sociétale, l'entreprise évolue et des décisions affectant son statut (transformation de son statut juridique), l'intégrité de son patrimoine (cession d'actif) peuvent intervenir. Ces décisions sont réglementées et ne peuvent être prises qu'en Assemblée Générale Extraordinaire et consignées dans des procès-verbaux dont des copies seront déposées au Greffe du tribunal de commerce. Ainsi, toute modification majeure sera portée à la connaissance du Greffe qui, à son tour, mettra à jour les informations juridiques sur la société. Les décisions et les résolutions sont mises au vote avec la règle de la majorité des associés ou actionnaires. Un ou des associés peuvent demander la convocation d'une Assemblée générale ordinaire.
Il est bon à savoir que l'administration est rigoureuse quant au respect des obligations en matière de droit des affaires, sur le respect des délais de dépôt des documents et formaliste pour tout ce qui a trait aux informations juridiques sur les entreprises, le droit des entreprises et l'entrepreneuriat. L'objectif de transparence est atteint avec la réelle facilité d'accès aux informations. Pour obtenir des détails, renseignez-vous sur le magazine des entrepreneurs.
